工程檔案的管理制度（通用18篇）

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度對人們來說越來越重要，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編收集整理的工程檔案的管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　工程檔案的管理制度 1

　　一、檔案資料的歸檔分類及范圍

　　1.檔案資料的歸檔分類

　　工程建設檔案主要有公文、工程建設技術(shù)資料、經(jīng)濟合同、工程建設財務、行政管理及圖片等幾類。檔案資料應按國家標準進行統(tǒng)一分類、立卷、歸檔和存放。

　　2.檔案資料的歸檔范圍

　�。�1）省、市政府的來往公文；

　�。�2）建管處的來往公文；

　�。�3）建管公司的來往公文；

　　（4）有關(guān)技術(shù)問題的審查、咨詢意見；

　�。�5）會議文件、記錄等；

　�。�6）工程建設期間形成的工程技術(shù)材料：

　�、僬袠宋募�、投標文件、合同及協(xié)議；

　�、谠O計圖紙、施工組織設計；

　�、酃こ涕_工報告、施工方案、施工技術(shù)措施、施工計劃、報表等文件；

　�、芙ㄖ�材料和中間產(chǎn)品的合格證、試驗報告，砼、砂漿等配合比的試驗報告；

　�、菰O計變更及索賠資料；

　�、奘┕�測量記錄、地質(zhì)勘探資料，基礎(chǔ)處理、隱蔽工程施工記錄等材料；

　　⑦工程質(zhì)量、安全、事故及處理情況報告；

　�、嗍┕た偨Y(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程竣工圖及竣工驗收報告及質(zhì)量評定等；

　　⑨工程機械設備、儀器及引進的技術(shù)設備圖紙等；

　　（7）工程價款結(jié)算等資料。

　　二、工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

　　為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　1.工程文件接收

　　（1）各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料、來文通知等）由檔案資料員統(tǒng)一接收。

　　（2）工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律移交檔案資料組進行統(tǒng)一歸檔整理。

　�。�3）檔案資料組對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。

　　（4）檔案資料組對收發(fā)工程文件應及時建立工程文件收發(fā)登記帳（收文簿、發(fā)文簿）

　　（5）登記完畢的`工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，及時報審工程部領(lǐng)導審定，并及時處理。

　�。�6）對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。

　�。�7）檔案資料組對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案分類登記帳

　　2.工程文件資料發(fā)放

　　（1）分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料組統(tǒng)一辦理。

　�。�2）呈送上級單位的工程文件由工程部領(lǐng)導確定發(fā)放單位和數(shù)量。

　�。�3）分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?/p>

　　（4）為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應指定領(lǐng)取人名單或部門，并及時通知檔案資料組；檔案資料組按指定名單發(fā)放工程文件資料。

　　3.設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定

　�。�1）設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料組按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。

　�。�2）設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料組歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料組向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。

　　三、工程項目各參與方檔案部門職責

　　參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件

　　材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　1.建設單位各機構(gòu)：負責對形成或收到的有關(guān)建設項目的前期、設備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

　　2.設計單位：負責對形成的基礎(chǔ)材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

　　3.施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。

　　4.監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關(guān)專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。

　　四、聲像檔案管理辦法

　　1.建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片（包括反轉(zhuǎn)片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　2.建設單位應向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

　　3.照片檔案應符合以下要求：

　　（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

　�。�2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；

　�。�3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；

　�。�4）使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。

　　4.錄像檔案應符合以下要求：

　�。�1）主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；

　�。�2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；

　�。�3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質(zhì)的格式）。

　　文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工

　　工程檔案的管理制度 2

　　為對工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制，特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實施。

　　一、工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)容

　　1、施工單位竣工資料：

　　(1)質(zhì)量保證資料；

　　(2)施工技術(shù)資料；

　　(3)施工管理資料；

　　(4)竣工圖；

　　(5)竣工驗收報告。

　　2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料：

　　(1)監(jiān)理規(guī)劃；

　　(2)監(jiān)理實施細則；

　　(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄)；

　　(4)工程開、停、復工令；

　　(5)工程總進度計劃、月進度計劃審批文件；

　　(6)施工組織設計審核意見；

　　(7)工作聯(lián)系單；

　　(8)監(jiān)理日志；

　　(9)項目竣工驗收報告：

　　a)工程竣工驗收質(zhì)量評估報告及評定表；

　　b)工程項目施工例會紀要；

　　c)工程質(zhì)量檢測記錄；

　　d)材料、設備進場質(zhì)量檢測報告；

　　e)監(jiān)理工程進度付款審核報表：

　　f)應業(yè)主要求提供的其它專題報告；

　　3、工程管理資料：

　　(1)施工圖紙等設計文件；

　　(2)設計變更；

　　(3)初步設計圖紙等設計文件；

　　(4)工程概算、預算；

　　(5)工程勘察報告；

　　(6)文物普探及問題坑處理報告；

　　(7)深基坑支護設計文件；

　　(8)地基(樁基)檢測報告；

　　(9)設計合同、施工合同、監(jiān)理合同；

　　(10)工程招、投標文件；

　　(11)工程綜合驗收資料；

　　(12)工程竣工驗收資料；

　　(13)工程報建報審資料；

　　(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單；

　　(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄；

　　(16)向公司提交的'專題報告；

　　(17)結(jié)構(gòu)試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。

　　二、工程技術(shù)資料編制要求

　　1、原則工程技術(shù)資料嚴格按照《建設工程技術(shù)整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進行編制并及時歸檔。

　　2、要求

　　(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制，監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量，按標準驗收。

　　(2)監(jiān)理資料嚴格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。

　　(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規(guī)范、規(guī)定的要求編制。

　　三、工程竣工資料的審查

　　1.監(jiān)理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。

　　2.工程部負責復核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。

　　3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。

　　四、竣工資料的報送

　　1、工程竣工驗收后一個月內(nèi)，施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套，建設單位兩套存檔。

　　2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù)，方可與建設辦理竣工結(jié)算付款手續(xù)。

　　工程檔案的管理制度 3

　　第一章總則

　　1.1項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對項目的發(fā)展和公司的生產(chǎn)經(jīng)營具有重要作用；為強化項目檔案管理職責，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)實際情況，制定本規(guī)定。

　　1.2本制度適用于公司及子公司工程建設項目從立項到竣工驗收的新建、擴建、改建、技術(shù)改造和安裝的文件編制、歸檔、收集和管理。

　　1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

　　1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

　　第二章工程檔案管理機構(gòu)的職責

　　2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負責組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件；并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。

　　2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部直接領(lǐng)導，負責收集整理現(xiàn)場施工、工程預算、工程變更、付款、結(jié)算、決算、驗收等相關(guān)信息。接收和審查施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并統(tǒng)一整理接收的資料。

　　2.3檔案室接收項目部移交的工程檔案，并進行分類、整理和管理，負責工程資料的收發(fā)和借閱。

　　第三章項目工程檔案管理流程

　　3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn)、建設活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責。

　　3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責檔案的收集。

　　3.3資料收集員在收集工程資料后，應按項目的邏輯對工程資料進行整理，并及時收集缺失的資料，使工程資料完整、有邏輯。

　　3.4根據(jù)工程的特點，現(xiàn)場工作人員將在適當?shù)臅r候向項目部移交工程資料，由項目部統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，對資料進行分類保存，并對保存的資料進行標記，以便于管理和查詢。

　　3.5項目部統(tǒng)一移交資料后，重要的和日常使用的資料應及時歸檔，便于資料的使用。項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部保留復印件。

　　檔案室應對項目部移交的資料進行登記，并將移交的工程資料單獨分類存放。

　　3.6檔案管理人員應做好借閱管理工作。原始資料一般不允許借閱，借閱的復印件供借閱者使用。因特殊原因需要對外報送的文件，要做好說明，并注明理由。

　　工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

　　第四章項目工程檔案管理

　　4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

　　4.2工程檔案從立項到驗收交付過程中，建設、監(jiān)理等相關(guān)方應主動向現(xiàn)場人員移交相關(guān)資料；同時，檔案收集人員應收集并督促資料移交人員及時移交資料，工程資料應先收集、整理、分類，再移交給項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類。項目的每個環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目的特點，項目部將需要歸檔的文件移交給公司檔案室。

　　4.3檔案收集工作的要求

　�。�1）認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則；

　　（2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；

　�。�3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；

　�。�4）認真審核，未經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補齊；

　　(5)資料移交方和接收方必須做好資料的備份。

　　4.4工程項目資料的收集管理

　　4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設計基礎(chǔ)資料和設計文件。

　　4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

　　4.4.3在工程竣工驗收階段，承包商負責收集和整理工程竣工資料，并提交給現(xiàn)場工作組；現(xiàn)場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集和整理。

　　4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。收集范圍包括項目立項文件、基礎(chǔ)設計文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件。

　　4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

　　4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

　　4.6項目工程檔案的分類要求

　�。�1）檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點；

　�。�2）在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致；

　�。�3）分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁；

　　(4)分類應按專業(yè)系統(tǒng)進行規(guī)范。

　　4.7檔案整理遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案的原始整理依據(jù)，對項目檔案進行整理，便于保管和利用。

　　4.7.1工程項目的`前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

　　4.7.2勘察、設計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

　　4.7.3施工技術(shù)文件應按項目工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

　　4.7.4設備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設計變更、調(diào)試和維修中形成的文件應按項目進行整理。

　　4.8項目檔案案卷管理

　　4.8.1論文的構(gòu)成應遵循項目文件的形成規(guī)律和完整特征，保持論文中文件的有機聯(lián)系，做到分類科學，論文構(gòu)成合理；法律文件和手續(xù)齊全。滿足檔案管理的要求。

　　4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設計（含初步設計、技術(shù)設計、施工圖設計）工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

　　4.8.3設備類案卷按設備依據(jù)性材料，外購設備開箱驗收（自制設備設計、制造、驗收）、設備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

　　4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致；項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

　　項目檔案號=分類號+案卷順序號。

　　4.9項目文件的編目包括登記號、登記日期、文件編號、文件標題、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記錄、備注等。

　　4.10工程項目資料的更改

　　4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

　　4.10.2文件的更改原則上應由原批準人或按項目管理制度的要求進行審批，更改后已審批的文件應及時移交給檔案收集管理員，由收集員移交給上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

　　4.11工程項目檔案的借閱

　　需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

　　4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

　　4.13工程項目合同管理

　　項目合同是項目的重要信息。作為項目實施和工程價款支付的基礎(chǔ)，現(xiàn)場工作組、項目部和檔案管理人員應是項目管理的重點。

　　項目合同一經(jīng)批準簽訂，項目部將組織相關(guān)人員收集移交檔案室，并通知做好留底工作。

　　工程變更后如需變更或補充合同，項目部應在合同修改或補充審批后通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

　　第五章附則

　　5.1本制度由項目部負責解釋。

　　5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。

　　工程檔案的管理制度 4

　　1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統(tǒng)分類：強電、弱電、空調(diào)、機管，統(tǒng)一存放檔案盒并貼上標簽。

　　3、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應妥善保存，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統(tǒng)工程師組成鑒定小組研究后決定。

　　4、借閱檔案須經(jīng)相應系統(tǒng)的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續(xù)借的要重新登記。

　　二、維修檔案管理制度

　　1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統(tǒng)一管理。

　　2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調(diào)、裝修分類。

　　3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　4、文員根據(jù)返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　5、文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

　　6、文員每月對維修檔案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據(jù)，應妥善保存。

　　保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

　　工程檔案的管理制度 4

　　為了更好的規(guī)范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據(jù)公司檔案資料及圖紙數(shù)量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。

　　一、收集范圍

　　從工程項目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。

　　二、工程資料、檔案的保管

　　1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權(quán)益。

　　2、及時將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　3、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

　　4、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責任。

　　三、工程資料、檔案借閱

　　1、有關(guān)單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續(xù)。

　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續(xù)。

　　3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門經(jīng)理批準并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續(xù)借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。

　　4、原件原則上不外借。

　　5、查閱、借用檔案，應保證檔案完好無損，嚴禁撕損、涂改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等、檔案資料。

　　6、允許復印的'檔案，應在登記時注明復印的名稱和份數(shù)。

　　四、施工圖紙的接收、登記

　　1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規(guī)定接收設計院分發(fā)的施工圖紙，準確核對后，按專業(yè)分類、編號，并將目錄輸入微機。

　　2、工程施工過程出現(xiàn)的變更文件等相關(guān)設計文件的內(nèi)容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。

　　五、施工圖紙的發(fā)放、借閱

　　1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結(jié)束后，3日內(nèi)送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標通知書通知有關(guān)單位領(lǐng)取。

　　2、施工單位等部門的圖紙接收人為公司負責人。 3、圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續(xù)，接收人核查無誤后進行簽字、領(lǐng)取。

　　4、對于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。

　　5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進行借閱登記，由各自部門領(lǐng)導簽字認可，借閱時間最長不得超過七天。

　　6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出，特殊情況下如需借閱，經(jīng)公司主管經(jīng)理批準后，方可借閱。

　　7、圖紙變更單執(zhí)行上述規(guī)定。

　　六、作廢圖紙的處置

　　對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領(lǐng)導審查，由主管領(lǐng)導發(fā)布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙�；厥盏淖鲝U圖紙，按有關(guān)規(guī)定進行處理。

　　七、工程竣工后

　　根據(jù)建設局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。

　　八、相關(guān)記錄表式

　　1、收文登記表

　　2、發(fā)文登記表

　　3、借閱登記表

　　4、廢圖回收登記表

　　工程檔案的管理制度 5

　　一、總則

　　第一條為了加強管理，完善文書檔案管理工作，使其更好地為公司的各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及省建設廳的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，在堅持集中統(tǒng)一管理的原則基礎(chǔ)上，特制定本辦法。

　　第二條文書檔案工作是企業(yè)管理工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作，必須高度重視。

　　二、文書的管理

　　第三條文件的傳送和借閱

　　1、上下級及平行單位對我公司發(fā)、送、報的文件，統(tǒng)一由綜合辦公室編號、登記、簽批送閱意見。各部門收到的文件也要送綜合辦公室編號、登記。

　　2、傳閱的文件由文書負責傳遞，一般文件要在三天內(nèi)傳閱完畢，急件要在一天內(nèi)傳閱完畢。

　　3、凡領(lǐng)導批辦的文件，承辦單位和承辦人應按期辦理完畢，將辦理結(jié)果填寫后及時歸還。

　　4、因工作需要借閱的文件，辦理借閱手續(xù)后一周內(nèi)歸還，閱文時不得在文件上涂抹、寫字、作標記。查閱有關(guān)秘密文件，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，否則不外借。

　　三、檔案的管理

　　第四條由綜合辦公室設專人負責文件、資料的歸檔、管理及利用。

　　第五條文件、資料的歸檔范圍：上級文件、公司所發(fā)文件、業(yè)務報表、財務報表、原始憑證、各類合同、協(xié)議、預決算成果報告書、照片、圖像、聲像、證書、實物、公司人員外出考察、學習、開會的材料及其它有保存價值的資料。

　　第六條對接收的檔案資料，管理人員應及時進行加工、整理、選冊、分類、排架等科學化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建檔。

　　第七條按公司檔案形成規(guī)律編制總賬、分類目錄、底圖目錄和其它必須的檢索工具，加蓋檔案專用章。檔案分為短期（五年）、中期（十五年）、長期三種。

　　第八條各部門應積極協(xié)助檔案管理人員做好相關(guān)檔案的收集、整理工作，將簽訂項目的合同、協(xié)議書及成果報告書等資料交綜合辦公室檔案管理人員歸檔，任何部門或個人不得長期保存應歸檔材料，因拒絕交檔案給公司造成直接或間接經(jīng)濟損失的，由所在部門或個人承擔相應責任。同時，各部門應建立項目檔案光盤管理制度，便于查閱。

　　第九條檔案管理應符合檔案保護技術(shù)要求，認真做好防盜、防火、防塵等預防工作。

　　第十條檔案管理人員職責：

　　1、樹立良好的職業(yè)道德，忠于職守，不斷提高專業(yè)知識及業(yè)務水平，認真負責的做好檔案管理工作。

　　2、積極主動的為公司各部門提供服務，充分實現(xiàn)檔案的實用價值，提高檔案的利用率。

　　3、嚴格遵守保密制度及檔案管理有關(guān)規(guī)定，嚴格查（借）閱手續(xù)，提高警惕，嚴防檔案泄密或丟失。

　　四、檔案的形成與歸還時間

　　第十條文件材料的歸檔要求：

　　1、必須完整準確。

　　2、所用紙張必須符合國標、部標規(guī)定。

　　3、字跡工整、嚴禁草體、錯別字。

　　4、必須按一定的程序進行審批。

　　第十一條文件材料的歸檔時間：

　　1、當年的外來文件及公司制發(fā)文件，在該年底整理歸檔。

　　2、財務憑證材料，每年整理歸檔一次。

　　3、各類合同、協(xié)議、預、決算成果報告書，在合同執(zhí)行結(jié)束后即整理歸檔。合同、協(xié)議、委托方提供的技術(shù)資料裝訂成冊；成果文件保存書面資料一套，電子版文件刻錄光盤一套，計算書手稿裝訂成冊，計算、校對、審核人員簽字齊全。

　　4、照片、圖像、聲像、證書、實物及中心人員外出考察、學習、開會帶回的材料應及時整理歸檔。

　　第十二條檔案借閱的規(guī)定：

　　1、凡公司員工均可借閱本人職責范圍內(nèi)的檔案材料，如超越本人職責范圍，需經(jīng)總經(jīng)理批準。

　　2、查閱檔案必須登記，由分管綜合辦公室主任簽字，寫明要查閱的檔案卷號名稱及用途。

　　3、查檔人員與檔案員應對所查閱的檔案進行認真清點，當面核對，歸還時也應認真清點，發(fā)現(xiàn)破損或缺頁時，要落實責任，報告領(lǐng)導，及時處理。

　　4、查檔人需長期使用檔案時，需經(jīng)總經(jīng)理批準后，予以復印。

　　五、附則

　　第十二條本管理制度在執(zhí)行過程中可根據(jù)公司發(fā)展的實際情況，通過股東會議予以修訂。

　　第十三條本管理制度自頒布之日起執(zhí)行。

　　六、保密制度措施

　　第1條為保證本公司執(zhí)業(yè)信譽，在公眾中樹立良好的職業(yè)形象，維護客戶和本公司的利益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家有關(guān)法律、行政規(guī)章、部門規(guī)章、規(guī)范化文件，結(jié)合我公司實際情況，制定如下制度。

　　第2條本公司工程造價咨詢?nèi)藛T均應遵守執(zhí)行本制度。

　　第3條工程造價咨詢項目的清查、核實、審計、估算階段完成以后，各工程造價咨詢成員的工作底稿、有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，應無保留地交與報告復核人。報告復核人應將工程造價咨詢報告及咨詢業(yè)務中產(chǎn)生的'所有原始資料整理后，交與項目負責人。工程造價咨詢報告及所有工作底稿經(jīng)項目負責人審查后，再由報告復核人整理歸檔，未歸檔的資料及時銷毀。

　　第4條工程造價咨詢?nèi)藛T除非得到客戶的書面許可或依法律、法規(guī)要求公布的，不得將任何資料和情況提供或泄露給第三者。

　　第5條工程造價咨詢?nèi)藛T不得在公共場所和家屬、子女、親友及任何第三者面前談論與工程造價咨詢項目有關(guān)的情況。

　　第6條工程造價咨詢?nèi)藛T不得攜帶工程造價相關(guān)資料游覽、參觀、探親、訪友，不得在公共場所展示客戶資料。

　　第7條工程造價咨詢?nèi)藛T不得在不利于保密的地方存放和使用有關(guān)工程造價咨詢資料。

　　第8條工程造價咨詢?nèi)藛T不得泄露本公司的工作方針、經(jīng)營原則、發(fā)展規(guī)劃及有關(guān)經(jīng)濟活動和內(nèi)部掌握的政策和策略。

　　第9條工程造價咨詢?nèi)藛T未經(jīng)同意不得將未完成的工程造價咨詢工作帶回家作業(yè)。

　　第10條工程造價咨詢?nèi)藛T不得擅自將本公司工程造價咨詢依據(jù)資料外借。

　　第11條工程造價咨詢?nèi)藛T查閱有關(guān)的工程造價咨詢檔案，須經(jīng)本公司業(yè)務負責人同意辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。

　　第12條工程造價咨詢?nèi)藛T不得泄露本公司開發(fā)重要社會活動的情況。

　　第13條工程造價咨詢?nèi)藛T除非接受有關(guān)主管部門或協(xié)會檢查不得將本公司的造價管理制度、操作規(guī)范、工作底稿范本等科研成果提供或泄露給本公司以外的單位或個人；在與同行經(jīng)驗交流，或向公開媒體投稿時應就披露的內(nèi)容事先征得負責人書面同意，除工作需要，不得將上述資料私自帶出公司，不得擅自復制、抄錄。

　　工程檔案的管理制度 6

　　1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的'資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟方面的設計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。

　　7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

　　工程檔案的管理制度 7

　　第一節(jié)目的

　　為了規(guī)范工程文件資料管理，明確工程中有關(guān)文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責，確保各有關(guān)方均能及時獲得，順利進行工作，以利工程建設和竣工移交，特制定本資料管理制度。

　　第二節(jié)適用范圍

　　本管理制度適用于房地產(chǎn)開發(fā)項目的全過程（前期、中期、后期）。

　　第三節(jié)職責

　　1、負責本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

　　2、負責工程施工組織設計、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實施，以及相關(guān)文件的歸檔管理。

　　3、負責項目建設中工程文件資料的收集、積累和完整、準確地掌握工程施工的情況，以及竣工資料的收集、整理。

　　4、管理好領(lǐng)用的工程文件，回收、整理、移交文件。

　　5、負責施工單位、監(jiān)理公司、質(zhì)檢單位等的相關(guān)工程文件，進行回復、收集、歸檔。

　　6、負責本公司總工辦、施工單位等相關(guān)部門文件資料的收集、傳遞、回復、歸檔。

　　第四節(jié)管理內(nèi)容及要求

　　一、文件資料的接收、分發(fā)

　　1、對施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關(guān)單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進行整理、分類、歸檔。

　　2、將整理完畢的圖紙資料，經(jīng)有關(guān)主管領(lǐng)導批準后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位，并做好發(fā)放記錄。

　　二、標識、版本更新、設計變更

　　1、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態(tài)標識，以確認是否為有效版本。

　　2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件某一張（某幾張、某一部分）進行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張（哪幾張，哪一部分）作廢更換。

　　3、對于發(fā)送至工程部的設計變更通知單，工程部將對設計變更通知單分類、編號、登記。原件歸檔，同時按照有關(guān)要求發(fā)放給有關(guān)單位，并做好收發(fā)記錄。

　　三、圖紙資料的補遺和索賠

　　1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺，難以辯認等問題時，工程部應立即通知總工辦，由總工辦函告設計方限期補齊和更換。

　　2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應及時上報公司相關(guān)部門，督促落實。

　　四、圖紙不符的處理

　　1、收到圖紙資料，如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執(zhí)行應注明原因，及時將圖紙資料送還總工辦。

　　2、如問題涉及甲供材料、設備制造廠商。工程部及時督促總工辦物資采購人員協(xié)調(diào)解決并負責與材料、設備廠商聯(lián)系處理。

　　五、對單位、分部（分項）工程的有關(guān)要求

　　1、工程部所有文件按單位工程或分部（分項）工程分類，并在工程的施工組織過程中不斷補充、完善。單位分部（分項）工程竣工驗收、分部試運前應組編完畢，并作為竣工、試運必要條件，不符合要求者不予驗收。

　　2、文件應齊全、規(guī)范、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。

　　3、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門。有關(guān)人員對竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗收等鑒定合格，檔案管理人員逐項檢查，全部合格后接收資料，由工程部保管，歸檔文件應為原件。

　　六、施工、調(diào)試文件的審查。

　　1、當施工方、調(diào)試方的施工專業(yè)文件資料、資質(zhì)文件資料及工程合約等準備就緒時，應由施工方、調(diào)試方單位負責人或法人代表審核、蓋章（簽字）確定，資料文件上報交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。

　　七、工程文件資料的借閱、復印

　　1、工程文件資料需要借閱時，應由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，工程文件資料借閱即借即還不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。

　　2、工程文件資料原則上不允許復印，因工程需要必須復印時，由當事人填寫《工程文件資料復印申請單》經(jīng)借閱人所屬部門或單位負責人核準，簽字確認，方可復印。復印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

　　八、工程技術(shù)檔案資料編制要求

　　1、工程技術(shù)資料主要劃分為五類：

　�、俟こ藤|(zhì)量保證資料；

　�、诠こ谭植糠猪棧ㄓ^感質(zhì)量評定）評定資料；

　�、酃こ碳夹g(shù)資料；

　�、苁┕す芾碣Y料；

　�、菘⒐べY料（竣工圖）。

　　2、工程技術(shù)資料的編制，應隨施工進度反映工程質(zhì)量。新工藝的實施，新結(jié)構(gòu)的試驗，地基檢測，現(xiàn)場安全，文明施工，工程相關(guān)的照片，音像資料，能夠反映工程的實施情況。資料應按有關(guān)規(guī)定裝訂，每冊資料應有名稱、目錄、頁碼、說明，以便查找核實。凡引用復印資料必須有復印時間，日期，復印人簽字，復印單位的公章，并注明原件存放的位置和索引。

　　3、工程技術(shù)資料的編制流程：工程技術(shù)資料應采用國家統(tǒng)一的'格式、表格。

　　對于工程質(zhì)量保證資料、工程分部分項評定資料、工程技術(shù)資料，應先由施工單位按照相關(guān)規(guī)定編制、填寫，然后報監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據(jù)現(xiàn)場實際情況，對相關(guān)資料進行復核、確認，再由監(jiān)理公司向建設單位工程部申報。建設單位對監(jiān)理公司上報的工程技術(shù)資料進一步審核，根據(jù)資料的類型交相關(guān)負責人，包括總工辦（材料部、造價部）各專業(yè)工程師的核實、給予簽認，并留檔備查，同時復回監(jiān)理公司。對建設單位不須確認的工程資料，工程部存檔即可返回。

　　對于施工管理資料，工程竣工資料，施工單位應向監(jiān)理公司申報，經(jīng)監(jiān)理公司審查后會同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報建設單位，建設單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會檔案管理中心。

　　4、工程技術(shù)資料應隨施工進度同步收集、整理、整編，應做到齊全、準確、真實、可信，不得弄虛作假，對確認歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負責。

　　九、工程部檔案資料入檔序目

　　1、工程招投標資料

　　a、招標文件；

　　b、招標答疑；

　　c、標外文件；

　　d、商務標；

　　e、技術(shù)標；

　　f、中標通知書

　　2、工程竣工資料由施工單位按當?shù)貦n案部門規(guī)定順序整理。如：前期資料及設計變更圖紙會審記錄（原件）、各種檢驗實驗資料、分部分項自檢資料、竣工驗收資料、竣工驗收備案表（原件）等。

　　3、竣工圖（有竣工圖章內(nèi)容齊全）

　　4、竣工工程結(jié)算書（造價咨詢單位審查三家蓋章）

　　入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放，便于查詢、有條件利用的原則進行保管。

　　十、工程部檔案資料的銷毀

　　工程部接收施工單位報來的竣工工程檔案資料，在本部存放時間為3年（從工程竣工備案之日起），期滿后由工程部綜合業(yè)務主辦人員辦理相關(guān)手續(xù)，負責移交給綜合辦檔案室。

　　工程部移交給綜合辦公室的檔案，按照檔案管理規(guī)定管理期限為50年，需要銷毀時要辦理銷毀手續(xù)，逐級審批，監(jiān)督銷毀。

　　工程檔案的管理制度 8

　　一、凡是在遠程教育工作中形成的各種工作表冊等資料均在歸檔管理范圍。

　　二、遠程教育工作資料應按照省《評價標準》中各級指標要求依時間順序分類歸檔存放。

　　三、各種表冊應按學期整理，并按學期形成遠程教育工作總結(jié)材料，加裝封皮后歸入檔案盒保管。

　　四、歸入檔案的`遠程教育工作資料內(nèi)容要求真實、詳細，并有相關(guān)人員的簽名和具體時間。

　　五、文字檔案在管理中要防潮、防鼠、防蟲，音像磁帶、光盤、照片類檔案資料應編寫目錄造冊登記，并注意防磁、防霉變，必要時要進行技術(shù)處理。

　　六、檔案管理人員（一線教師）在工作中應注意遠程教育工作資料的收集和整理，以保證工作資料的完整。

　　七、如果管理人員因工作變動，經(jīng)領(lǐng)導同意后，遠程教育資料檔案管理人員應將檔案完整移交給接替人員，不得隨意處理。

　　工程檔案的管理制度 9

　　為做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。

　　一、工程檔案工作要與工程建設同步。

　　二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內(nèi)容真實，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時性、連貫性。

　　三、工程項目建設過程中，建設、監(jiān)理、施工單位應在各自職責范圍內(nèi)做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作。

　　四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理工程檔案資料。

　　五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的`語言或模棱兩可的語句進行定性評定。

　　六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　七、施工單位隨時檢查有關(guān)檔案材料的收集和整理情況，對于各階段各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，施工單位不退還工程質(zhì)量保證金。

　　八、按照《工程檔案管理條例》及相關(guān)規(guī)范和規(guī)定進行整理、立卷、歸檔。

　　工程檔案的管理制度 10

　　1、工程技術(shù)資料是為建筑施工提供指導和施工質(zhì)量、管理情況進行記載的技術(shù)文件。也是竣工后予存查或移交建設單位作為技術(shù)檔案的原始憑證。

　　2、單位工程必須從工程準備開始，就建立工程技術(shù)檔案，匯集整理有關(guān)資料，并貫穿于施工的全過程，直到交工驗收后結(jié)束。

　　3、凡列入工程技術(shù)檔案的'技術(shù)文件、資料，都必須經(jīng)各級技術(shù)負責人正式審定。所有資料、文件都必須如實反映情況，要求記載真實、準確、及時、內(nèi)容齊全、完整、整理系統(tǒng)化、表格化、字跡工整，并分類裝訂成冊。嚴禁擅自修改、偽造和事后補作。

　　4、工程技術(shù)檔案內(nèi)容分類。

　　4.1是為了構(gòu)建筑物的合理使用、維修、改建、擴建的參考文件;在工程教工時隨從其它交工資料一并提交建設單位保存(稱為交工技術(shù)資料)。

　　4.2是為了系統(tǒng)地積累施工經(jīng)驗的經(jīng)濟技術(shù)資料，并由施工單位保存(稱為施工技術(shù)資料)。

　　5、工程技術(shù)檔案是永久性保存文件，必須嚴格管理，不得遺失、損壞，人員調(diào)動必須辦理移交手續(xù)。由施工單位保存的工程檔案資料，一般工程在交工后統(tǒng)一交項目部資料員保管，重要工程及新工藝、新技術(shù)等由技術(shù)科資料室保存;并根據(jù)工程的性質(zhì)確定保存期限。

　　6、各種技術(shù)資料檢查評分標準按現(xiàn)行全優(yōu)工程檢查記錄執(zhí)行。資料檢查直營公司每季度各項目部檢查一次。

　　7、各種資料由施工技術(shù)隊長收集并初步整理，臨交工之前將資料交技術(shù)科統(tǒng)一整理，資料一般應一式兩份。

　　工程檔案的管理制度 11

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與掌控合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特訂立本規(guī)定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保管價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其緊要包含：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結(jié)）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，緊要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、資料員及其職責

　　部門經(jīng)理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其緊要職責包含：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的.檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的查借閱、催還；

　　4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負責人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和適時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必需在檔案移交清單上進行登記。

　　4、在檔案的首頁設卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設“合同概要”“緊要事件備要”，緊要內(nèi)容包含：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，緊要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員搭配。

　　五、檔案的管理

　　1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按確定次序排列和存放。

　　2、每月對檔案進行一次清理。

　　3、清除不必需保管的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必需為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必需齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。

　　3、傳真件應復印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應妥當保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、全部檔案應專柜存放，加鎖。

　　3、全部檔案不得任意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　八、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、借閱人對所借之檔案必需妥當保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能任意亂放，以免遺失。

　　4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要適時追查，并報告項目經(jīng)理適時處理。

　　九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，予以違紀處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界供應、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有適時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。

　　工程檔案的管理制度 12

　　1目的

　　1.1為了建立健全集團公司開發(fā)項目工程資料管理，完整、準確、系統(tǒng)地管理好工程資料檔案，充分發(fā)揮工程資料檔案在投資、開發(fā)工作中的重要作用，為公司提高工程管理和投資效益提供更好的服務。

　　1.2工程資料是指整個建設項目從前期、開工、施工、竣工及驗收、備案全過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括在此過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。

　　2工程資料的歸檔范圍

　　2.1對與工程建設有關(guān)的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　2.2工程資料的具體歸檔范圍應符合《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》的要求。

　　3工程文件材料的質(zhì)量要求

　　3.1工程資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備（不能代簽或打印）。

　　3.2復印、打印文件材料及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固度應符合規(guī)定的質(zhì)量要求。

　　3.3工程資料應為原件，復印件必須注明原件的存放地，經(jīng)辦人并加蓋原件存放單位的公章。

　　3.4工程資料的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　3.5工程資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　4工程施工過程中的資料檢查：

　　工程部資料員在工程施工過程中不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗收和安全資料，及時檢查資料是否按國家質(zhì)量/安全驗收規(guī)范、地方主管部門相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位及時補齊。

　　必須檢查的施工階段：項目開工前；基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗收前；竣工驗收前二個月。

　　5工程資料的接收：

　　5.1遞件單位提供給工程部的工程資料（工程技術(shù)文件、來文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一接收，并應填寫《工程資料接收記錄》和《收文登記表》。

　　5.2工程部或其它部門從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交資料員，并應登記。

　　5.3對接收的工程資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。

　　5.4對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記臺賬和分類臺賬（簿式臺帳和電子臺帳）。

　　5.5對各單位提供的不符合規(guī)定的檔案資料文件，資料室有權(quán)退回歸檔單位，歸檔單位應按資料室的有關(guān)要求進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的歸檔資料。

　　5.6凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進行工程決算、工程款支付，各項工程款的付款必須由資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5.7工程檔案在工程項目竣工驗收后一個半月內(nèi)由施工單位向建設方提交完整、準確、并經(jīng)各參建方有關(guān)負責人簽章的工程技術(shù)檔案資料。

　　5.8施工方要按合同約定的份數(shù)移交工程竣工資料到公司資料室，在取得資料室資料員接收資料的確認簽字后，才能與公司成本部、財務部進行結(jié)算工作。移交歸檔材料必須填好移交清單，一式兩份，移交人和資料室接收人雙方在移交清單上簽字，各自保存一份，以備存查。

　　5.9凡歸檔的文件材料，如不符合有關(guān)規(guī)定和標準的，資料室有權(quán)不接收。

　　5.10凡不按歸檔范圍、時間、要求歸檔的，資料室有權(quán)追查。

　　6工程資料的發(fā)放

　　6.1分發(fā)外單位和部門的工程資料（工程技術(shù)文件、發(fā)文、圖紙、資料）由部門資料員統(tǒng)一辦理。

　　6.2呈送上級單位的工程資料由工程部（項目部）確定發(fā)放單位、部門及份數(shù)。

　　6.3工程部分發(fā)的圖紙資料應編制《圖紙資料分發(fā)清單》，分發(fā)的圖紙資料至少預留一份，連同《圖紙資料分發(fā)清單》原件存檔。

　　6.4為避免工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應指定專人領(lǐng)取，并電話或書面通知部門資料員，剖門資料員填寫《圖紙資料發(fā)放領(lǐng)取登記表》。

　　7設計變更、工程聯(lián)系單管理規(guī)定

　　7.1設計變更、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由部門資料員按設計變更、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時分發(fā)并建立簽收記錄。

　　7.2設計變更、工程聯(lián)系單原件一律及時歸檔保存。

　　8工程資料的保管

　　8.1及時將收集的資料、圖紙等，整理分類、編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　8.2歸檔的資料要完整、系統(tǒng)、準確。

　　8.3資料按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　8.4做好資料的“防火、防盜、防潮、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　8.5保存的工程資料每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。

　　9聲像資料管理辦法

　　9.1工程施工聲像資料主要是指施工過程管理活動中直接形成的，具有保存價值的.照片、影片、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。

　　9.2公司應向城建檔案管理機構(gòu)報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。

　　9.3照片檔案要求

　　9.3.1技術(shù)要求

　　9.3.1.1建設工程聲像檔案歸檔內(nèi)容是指整個工程建設過程，從原貌、施工到竣工驗收等一系列活動中，用照片、錄像等形式現(xiàn)場采集的有保持價值的工程聲像素材以及后期整理成果。

　　9.3.1.2錄制、拍攝的內(nèi)容必須真實、準確、完整，與實際工程相符。

　　9.3.1.3應按照工程施工順序進行拍攝，保持畫面之間的有機聯(lián)系。

　　工程項目如果為多個單位工程，各單位工程的名稱必須標示清楚，各單位工程的內(nèi)容應保持完整和連續(xù)。

　　工程照片必須是原版、原件，底片與正片相符，底片不得磨損、劃傷、有污漬，膠卷、相紙應選擇質(zhì)地良好的產(chǎn)品。

　�。�1）照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，無污染，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象。

　�。�2）照片規(guī)格為6英寸光面彩色照片，無需過塑，同時附照片對應的元數(shù)據(jù)光盤和文字說明。照片文字說明包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。

　�。�3）數(shù)碼照片應當使用不低于800萬像素的數(shù)碼相機拍攝，圖像格式為JPEG格式，不能進行壓縮、修改、添加、合成、挖補等編輯處理（為提高畫面質(zhì)量、增強畫面效果所做的技術(shù)后期處理除外）。手機拍攝、電腦合成的照片不能作為歸檔的照片。

　　9.3.2編制要求

　　9.3.2.1分類：同一工程項目內(nèi)按照建設程序、問題等進行分類。

　　9.3.2.2排列：按照分類方案，結(jié)合時間和重要程度等進行排列。

　　9.3.2.3編號：照片號是固定和反映每張照片在整個工程項目照片中的代碼，同一個工程項目的照片應連續(xù)編號，從“1”開始按順序編號。

　　9.3.2.4入冊：應按照分類、排列順序?qū)⒄掌�固定在芯頁上，組成照片冊。應使用國家規(guī)定的標準照片冊。

　　9.3.2.5說明：分單張照片說明和組合照片說明兩種。

　　（1）單張照片說明的格式：每張照片要對應填寫一張著錄卡片，采用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

　　照片號（底片號）：即照片的編號

　　參見號：由檔案保管單位填寫

　　題名：簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容

　　時間：用8位阿拉伯數(shù)字表示，如20111013

　　地點：工程所在地點

　　攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位

　�。�2）每張照片要對應填寫一張著錄卡片，題名的正確書寫：工程名稱＋（棟、標段）十部位（詳細施工內(nèi)容）

　　（3）組合照片說明的填寫：

　　一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片總說明。

　　組合照片總說明應概括揭示該組照片所反映的主要信息內(nèi)容及其他需要說明的事項�？傉f明中應指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。組合照片一般不宜越冊。

　�。�4）照片冊卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　�。�5）照片冊脊背

　　卷盒封面無須填寫，照片夾脊背的“案卷號”欄留空�！邦}名”欄填寫業(yè)主和工程名稱，“年度”填寫移交時所屬年份，脊背要求用70g牛皮紙打印好后粘貼。

　　9.3.2.6裝具：使用符合GB/T 11821—1989/2000標準的6英寸照片檔案冊。照片說明、卷內(nèi)目錄、照片檔案冊脊背統(tǒng)一用黑白激光打印機打印。

　　9.4視頻檔案要求

　　9.4.1技術(shù)要求

　　9.4.1.1工程錄像檔案資料應當主題明確，主題明確、內(nèi)容真實、連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)。專題片一般按整個項目時間順序制作。

　�。�1）工程錄像檔案資料應當使用專業(yè)級別攝像機，配以合適穩(wěn)固的腳架，記錄信號為數(shù)字方式，清晰度在2k（1920×1080像素）以上。

　�。�2）錄像檔案資料應配有相應的文字說明，反映錄制時間、地點、內(nèi)容、人物、背景及拍攝者。

　　9.4.1.2建設工程聲像檔案素材全部做完后，應填寫聲像檔案卷內(nèi)目錄。

　　9.4.1.3錄像資料需剪輯，根據(jù)工程項目等級制作成工程簡介視頻短片或?qū)ｎ}片，視頻短片配解說字幕、背景音樂，專題片還須人工配音。字幕、圖像畫面要同步準確。視頻短片或?qū)ｎ}片輸出格式為高清格式，像素1920×1080，編碼格式為HD H、264 MPEG—4 AVC VIDEO或HD H264 QUICKTIME VIDEO，總比特率不能低于30mbps，幀速率每秒25幀或50幀。

　　工程檔案的管理制度 13

　　工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據(jù)，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

　　一、工程檔案目錄管理

　　1、工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

　　2、工程檔案設置三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。 3、項目文件設置應與上一級文件目錄設置一致。二、工程檔案管理程序

　　1、工程檔案管理責任

　　(1)工程經(jīng)理職責:設立秘書檔案員；確定文件目錄；設置文件安全級別；檢查文件。

　　(2)工程部職責:配合工程部經(jīng)理。

　　(3)秘書檔案員的職責:檔案建立；文件修改；歸檔；銷毀更新；檔案數(shù)據(jù)分析報告；接受經(jīng)理和上一級檔案管理員的檢查；檢查工程部各級人員的檔案工作。

　　（4）員工責任：認真進行原始資料的記錄；

　　接受各級領(lǐng)導和檔案員的工作檢查。

　　2、工程檔案管理程序

　�。�1）工程檔案的建立

　　文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號，并在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。

　�。�2）工程檔案的存檔

　　工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。

　�。�3）工程檔案的查閱和借閱

　　一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽；若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱，不可以借閱。

　　（4）工程檔案的`更改清理和銷毀

　　原始文件通常不可修改；經(jīng)工程經(jīng)理同意，可以修改工程部門的工作文件。工程部檔案應定期清理，工藝工作檔案到期后應及時銷毀，但應保留銷毀記錄。

　�。�5）上級檔案存檔

　　工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

　�。�6）保密等級設置和更改

　　涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

　�。�7）計算機檔案管理

　　工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設置目錄菜單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　（8）圖書檔案管理辦法

　　工程部購買的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記歸檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按照管理辦法借閱。

　　工程檔案的管理制度 14

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室（原則上由秘書管理）；

　　2、消防檔案包括：上級文件、公函；工程消防驗收報告；防火檢查記錄表；火險隱患整改通知書，向上級提交的各種消防申請和報告，各級消防組織、滅火隊伍，消防設施、設備的分布；

　　3、內(nèi)保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關(guān)對案件的案卷，保衛(wèi)部門對案件的調(diào)查材料，公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養(yǎng)通知書，司法機關(guān)送達的判決書，公安機關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報；

　　4、其他檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的.各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，相關(guān)安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡事件記錄，工作計劃和總結(jié)；

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會確定，報上級批準。

　　工程檔案的管理制度 15

　　1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保管的文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、全部文件必需依照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保管。

　　4、檔案、資料要保持乾凈，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必需為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟方面的設計更改其它形式的文件，必需向經(jīng)營部門供應一份原件進行保管。

　　7、合同文件由經(jīng)營部門掌控、保管和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人任意查看，不得任意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得任意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必需辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的'全部文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應適時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

　　工程檔案的管理制度 16

　　1.由內(nèi)業(yè)員負責，對每一臺塔吊的合格證、備案證等資料進行收集、分類、保管、歸存至單機檔案。

　　2.拆裝資料的填寫應保證真實可靠，對拆裝過程中建立的各類安全、技術(shù)以及施工資料，統(tǒng)一交由物機部收存保管。

　　3.機械設備管理員對塔吊的`拆裝資料的管理，應做到如下幾點:

　�、侔磫螜C收集、整理、保管每次安拆的各種資料;

　�、谧龊貌鹧b檔案的編目工作，需要時及時提供各種安拆資料，切實對塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;

　�、郾ＷC資料完好不遺失;

　�、芨嬷�各類原始資料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員，不得在檔案資料上涂改、抽換，并保證及時歸還。

　　工程檔案的管理制度 17

　　1.目的

　　規(guī)范公司建設工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、利用等工作。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司所有新建、擴建、改建和其它專項工程項目。

　　3.術(shù)語與定義

　　3.1建設工程檔案：建設工程項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理，到竣工、驗收全過程中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的原始歷史記錄。包括工程建設前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等；

　　3.2立卷：亦稱“組卷”，系按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷；

　　3.3歸檔：建設工程的勘察、設計、配套、材料設備供應、施工、監(jiān)理等單位在完成其工作任務或階段性任務時，向公司報送經(jīng)整理立卷的工程文件、資料以及公司各職能部門將項目階段形成并經(jīng)過整理立卷的工程文件、資料及時送行政管理部的過程；

　　3.4移交：工程竣工驗收后，公司向集團檔案管理部門、物業(yè)管理部門和項目建設當?shù)氐臋n案管理主管部門移送有關(guān)建設工程檔案的過程。

　　4.職責

　　4.1行政管理部

　　4.1.1負責各項目工程檔案的編目、接收、歸檔、保管、利用等管理工作；

　　4.1.2負責建立公司工程檔案的分類、檢索及調(diào)用體系；

　　4.1.3指導各部門制訂部門立卷類目，督促和檢查有關(guān)文件的歸檔；

　　4.1.4協(xié)助開發(fā)管理部完成建設當?shù)爻墙�檔案管理機構(gòu)對工程檔案的預驗收及檔案移交工作；

　　4.2項目工程部

　　4.2.1負責項目建設前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收等工程文件的收集、匯總、立卷、歸檔、保管與保密；

　　4.2.2負責向公司各職能部門催要歸檔的工程文件、資料；

　　4.2.3負責提請項目建設當?shù)貦n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預驗收；

　　4.2.4負責按照工程檔案相關(guān)規(guī)定和要求移交；

　　4.3工程管理部

　　4.3.1負責收集和整理從初步設計到施工圖設計完成階段的工程文件的立卷、保管、保密與歸檔；

　　4.3.2負責監(jiān)督和檢查項目工程部對工程文件的收集、匯總、立卷、保管與保密等工作；

　　4.4開發(fā)管理部

　　4.4.1負責收集和匯總整理各工程建設用地、征地、拆遷文件并立卷、保密、歸檔；

　　4.4.2負責收集和整理各工程立項文件并立卷、保密、歸檔；

　　4.5設計管理部

　　4.5.1負責收集和匯總整理各工程總體規(guī)劃設計、方案設計文件并立卷、保密、歸檔；

　　4.6成本管理中心

　　4.6.1負責收集和匯總整理工程設計、施工、材料設備等集中招投標采購文件并組卷歸檔、保密；

　　4.6.2負責檢查工程設計、施工、材料設備等授權(quán)、分散招投標采購文件的組卷歸檔和保密工作；

　　4.6.3負責檢查工程投資估算、概算，施工預算、結(jié)算等成本造價有關(guān)文件并立卷、保密、歸檔。

　　5.工作內(nèi)容

　　5.1工程檔案管理體系的建立

　　5.1.1建立工程檔案管理的組織體系；

　　5.1.2各職能部門應制定內(nèi)部檔案管理制度；

　　5.1.3公司由一名領(lǐng)導分管檔案管理工作，并根據(jù)實際情況設置專職或兼職檔案工作人員；

　　5.1.4行政管理部統(tǒng)一制定工程檔案的編目，設定系列編號、指導各部門按該體系分類編目，并制定工程檔案歸檔計劃；

　　5.1.5各職能部門須實行工程檔案預立卷制，即在項目立項后，各專（兼）職檔案員按工程檔案分類要求擬好名目標簽，便于各類文件、資料對號歸檔，為工程檔案的立卷和移交打好基礎(chǔ)。

　　5.2工程檔案的收集、整理

　　5.2.1項目立項是各類工程文件、資料收集的開始時間；

　　5.2.2各職能部門專業(yè)技術(shù)人員、管理人員有義務在完成工作（或事項）后3天內(nèi)主動將文件、資料的原件交專（兼）職檔案員鑒別；

　　5.2.3各專（兼）職檔案員將鑒別確認有歸檔保存價值的文件、資料歸入擬好的名目標簽的文件夾；

　　5.2.4各專（兼）職檔案員每月至少一次提醒各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員提交文件、資料原件；

　　5.2.5各專（兼）職檔案員每月對工程檔案的預立卷進行一次整理，以保證預立卷文件、資料的完整。

　　5.3工程檔案的立卷、歸檔

　　5.3.1案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表應統(tǒng)一執(zhí)行國家規(guī)范和建設當?shù)匾?guī)定的規(guī)格和樣式；

　　5.3.2各職能部門在完成階段性工作后15天內(nèi)對形成的工程文件和資料予以整理、立卷，并及時送交項目工程部歸檔；

　　5.3.3工程管理部須要求設計單位在完成初步設計和施工圖設計任務后向項目工程部提供整套設計文件，且在施工過程中不斷充實設計變更文件；

　　5.3.4在工程竣工后，工程管理部須督促項目工程部組織設計、施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)人員、專（兼）職檔案員在7天內(nèi)完成對項目竣工檔案的整理、核實、確認、立卷、歸檔等工作；

　　5.3.5各職能部門必須要求勘察、配套、材料設備供應、施工、監(jiān)理等單位完成其工作任務或階段性任務后按合同或相關(guān)規(guī)范規(guī)定的時間提交經(jīng)立卷的工程文件、資料，并組織各專業(yè)技術(shù)人員、管理人員和專（兼）職檔案員在30天內(nèi)完成核實、確認、立卷、歸檔工作；

　　5.3.6各職能部門宜同時留存工程文件、資料的.電子文件，若來文中系重要的紙質(zhì)工程文件、資料除復印外宜形成電子版以備使用，對電子版文件做好備份工作。

　　5.3.7開發(fā)管理部應按照建設當?shù)貦n案管理機構(gòu)的要求對竣工資料進行裝訂和立卷。

　　5.4工程檔案的移交、保管

　　5.4.1移交工程檔案應編制清單目錄，并符合下列規(guī)定：

　　a、工程檔案必須規(guī)范完整、準確、系統(tǒng)；

　　b、工程檔案必須符合歸檔的質(zhì)量要求；

　　c、工程檔案必須與清單目錄保持一致；

　　d、工程檔案必須有交接、簽字、蓋章。

　　5.4.2項目工程部須根據(jù)建設當?shù)貦n案管理機構(gòu)和竣工驗收意見及時對工程檔案進行整改，并根據(jù)建設當?shù)毓こ虣n案移交時限規(guī)定移交；

　　5.4.3工程管理部須在竣工驗收并對工程檔案文件整改完成后及時向物業(yè)管理部門移交相關(guān)工程檔案；

　　5.4.4工程管理部須在完成大產(chǎn)證的辦理或在移交物業(yè)管理部門的同時向集團行政管理部移交工程檔案；

　　5.4.5行政管理部和物業(yè)管理部門須對移交的工程文件、資料進行鑒別，剔除無歷史保存價值的文件、資料，確保不遺漏關(guān)鍵性的文件、資料；

　　5.4.6工程檔案資料移交前的保管工作由各職能部門、項目工程部承擔；

　　5.4.7行政管理部須按照集團制定檔案相關(guān)管理辦法和《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求保管工程檔案資料。

　　5.5工程檔案的安全、保密

　　5.5.1公司各職能部門以及企業(yè)員工對工程檔案的安全和保密工作都有不可推卸的義務和責任；

　　5.5.2凡屬密級的工程檔案，應由公司行政管理部統(tǒng)一保管；

　　5.5.3對泄露工程檔案機密的，應按有關(guān)規(guī)定視情予以處理，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　5.6工程檔案的查閱、利用、銷毀

　　5.6.1行政管理部部應制定工程檔案檢索體系，并指導各職能部門及項目工程部制定相應的文檔檢索系統(tǒng)方便工程檔案的查閱和利用；

　　5.6.2行政管理部應制定工程檔案查閱利用制度，各職能部門和項目工程部應按制度查閱或利用工程檔案；

　　5.6.3行政管理部須定期對工程檔案逐卷審查，對其內(nèi)容價值、保密期限作出鑒定，提出處理意見；

　　5.6.4需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經(jīng)部門領(lǐng)導和公司領(lǐng)導鑒定批準后，由行政管理部具體負責銷毀，并要嚴格遵守監(jiān)銷制度，應有兩人負責監(jiān)銷，銷毀清冊應存檔備查。

　　工程檔案的管理制度 18

　　1、學校營養(yǎng)餐工作文件，由負責此項工作的老師管理。

　　2、上級部門下發(fā)的關(guān)于營養(yǎng)餐的文件、通知、通告、講話、檢查記錄、整改意見、措施等必須存檔備查。

　　3、學校制定的.各種營養(yǎng)餐管理制度、突發(fā)安全事故應急預案及組織領(lǐng)導機構(gòu)等材料應裝訂成冊并歸檔。

　　4、學校接收、發(fā)放營養(yǎng)餐情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。

　　5、對于突發(fā)事故，應同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。

　　6、學校營養(yǎng)餐工作檔案實行登記制度，按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

　　7、管理人員隨時做好營養(yǎng)餐工作檔案的保管工作，注意防盜、防火、防丟失。

　　8、管理人員隨時注意收集整理營養(yǎng)餐工程材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。

　　9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養(yǎng)餐工程落實情況提供詳實的資料依據(jù)。

　　10、借閱檔案須經(jīng)學校領(lǐng)導同意，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人要愛護檔案原件，用后及時歸還。

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